Senior Bilingual Administrative Assistant - Assistant Administratif

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Job description

(Incluant mais ne se limitant pas aux descriptions suivantes)


ADMINISTRATION

  • Excellente prestance téléphonique, avec des compétences en communication écrite et verbale bilingue
  • Saisie quotidienne des données dans les différents rapports Excel
  • Assistance à la création de factures dans SAP
  • Saisie des cartes de temps dans SAP et communication avec nos agents de la paie à Guelph, Ontario

OPÉRATIONS

  • Assister la répartition dans la planification des opérations quotidiennes
  • Prendre en charge et mettre à jour toutes les données de planification associées dans le système SAP
  • Inclure toutes les données de planification dans nos systèmes de gestion
  • Informer les répartiteurs concernant les rapports quotidiens
  • Assister la répartition lors des changements / mise à jour aux opérations quotidiennes
  • Maintenir un suivi sur les formations et politiques à faire suivre aux grutiers.

(Including but not limited to)

ADMINISTRATIVE

  • Greet Customer, vendors, visitors and fellow employees in a friendly and professional manner
  • Process all mail courier packages; distribute appropriate correspondence
  • Excellent phone etiquette, with written and verbal bilingual communication skills
  • Provide input to daily data in Excel reports
  • Support creating invoices in SAP
  • Stock and ensure sufficient inventory of office supply
  • Responsible and weekly timesheets data entries of hours and communication with our Payroll officers in Guelph, Ontario

OPERATIONS

  • Assisting Planner of operations scheduling, operators and rigging to projects
  • Support procedures order request in our systems
  • Support and update all associated planning data in the SAP system
  • Upkeep Planners on daily reports
  • Assist Planner on updates and Operations changes
  • Administrate and track of all new hires are trained on Mammoet Policies and Procedures

Reports to

Branch Manager

Key Skills

COMPÉTENCES CLÉES

  • Capacité d'organisation et multitâches élevée dans un environnement rapide
  • Souci du détail et de la précision
  • Être capable de gérer les changements de dernière minute
  • Fortes habiletés interpersonnelles et courtoisie
  • Connaissance de l'industrie de la construction est un atout
  • Capable de suivre les procédures et les instructions
  • Bilingue à l’oral et à l’écrit

KEY SKILLS

  • High capacity for organization and multi-tasking in a fast pace environment
  • Attention to detail and accuracy
  • Ability to prioritize on last minute changes
  • Demonstrated interpersonal skills and courtesy
  • Knowledge of construction industry is a plus
  • Able to follow procedures and instructions
  • Bilingual, Fluent in French and English

Education & Experience

EXPÉRIENCES & ÉDUCATION

  • Diplôme d'études secondaires ou un diplôme d'équivalence
  • Certificat / diplôme administratif de bureau est considéré comme un atout
  • Un minimum de 3 à 5 ans avec des responsabilités similaires
  • Maîtrise de l'informatique; Word et Excel compétences avancées
  • Connaissance de SAP serait un plus
  • Connaissance de l’industrie de la construction, un atout.

EDUCATION AND EXPERIENCE

  • High School Diploma or General Equivalency Diploma from an accredited institution.
  • Office Administrative Certificate/Diploma is considered an asset.
  • A minimum of 3-5 years with similar responsibilities
  • Computer literate; Word and excel proficient to advance, SAP would be a Plus.
  • Heavy lifting and construction industry will be an assets.


    PLEASE NOTE:
    This is a bilingual position, professional fluency in French and English is essential.
    The initial stage of the recruitment process will start with a phone screening conducted in English.
    Candidates selected for a face to face meeting will go through a bilingual panel interview at our Montreal offices.
    Please submit an ENGLISH version of your resume

About our company

Mammoet helps clients improve construction efficiency and optimize the uptime of plants and installations. For that purpose, we provide solutions for lifting, transporting, installing and decommissioning large and heavy structures.

Our services are focused on the petrochemical and mining industries, civil engineering, power generation and offshore projects. The logistic challenges in these industries are growing daily. Factors such as remote locations, harsh climates and a strong emphasis on the environment are constantly driving us towards smarter and safer solutions.

We provide the following services:

  • Engineered lifting and transportation services
  • Lifting, transportation and installation of modular constructions
  • Factory-to-foundation projects
  • Plant turnaround logistics
  • Salvage and wreck removal
  • Decommissioning of onshore and offshore installations
  • Trading in new and used equipment worldwide

For over two hundred years, we’ve been known for the unique capability of our state-of-the-art equipment. But it’s the trust of our clients that has brought us where we are today. Their confidence inspires 5,000 Mammoet professionals to give it their all each day and truly make a difference in projects all over the world.
Mammoet is dedicated to building a workforce that reflects diversity. Mammoet encourages applications from all qualified individuals. We thank all applicants for their interest in Mammoet, however we will only contact those selected for an interview. Applicants who require accommodation due to disability during the selection process should notify human capital when contacted for an interview.

Mammoet aide les clients à améliorer l'efficacité de la construction et d'optimiser le temps de disponibilité des centrales et des installations. À cette fin, nous fournissons des solutions pour le levage, le transport, l'installation et le démantèlement des structures lourdes et volumineuses.

Nos services sont axés sur les produits pétrochimiques et les industries minières, génie civil, la production d'électricité et des projets offshore. Les défis logistiques dans ces industries se développent tous les jours. Des facteurs tels que des endroits éloignés, des climats rudes et un fort accent sur l'environnement sont constamment nous poussent vers des solutions plus intelligentes et plus sûres.

Nous offrons les services suivants:

  • Les services de levage et de transport d'ingénierie
  • levage, le transport et l'installation de constructions modulaires
  • les projets d'usine à-fondation
  • la logistique d'exécution des plantes
  • Récupération et enlèvement des épaves
  • Démantèlement des installations onshore et offshore
  • Négociation dans les équipements neufs et d'occasion dans le monde entier

Pour plus de deux cents ans, nous avons été connus pour la capacité unique de nos équipements state-of-the-art. Mais il est la confiance de nos clients qui nous a amenés là où nous sommes aujourd'hui. Leur confiance inspire 5.000 professionnels Mammoet pour donner tout ce qu'ils ont chaque jour et vraiment faire une différence dans des projets partout dans le monde.
Mammoet est dédié à la construction d'un effectif qui reflète la diversité. Mammoet encourage les candidatures de toutes les personnes qualifiées. Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt à Mammoet, mais nous ne communiquerons qu'avec les personnes sélectionnées pour une entrevue. Les candidats qui ont besoin d'hébergement en raison de l'invalidité au cours du processus de sélection doivent aviser le capital humain lorsqu'il est contacté pour une entrevue

About our region

This position is a Full-time position based out of the Montreal Branch with working business hours from Monday through Friday. There will be international travelling and visits to branches across the region.
Benefits Change

Benefits

Salary will be commensurate based upon education and experience. Mammoet offers competitive wages, health benefits and RRSP contributions. In addition to this, we offer an engaging environment in which a variety of career development and growth opportunities exist to our employees both locally and internationally. Mammoet is an existing benefactor for variety of local and national charity organizations and also provides support for our own employees’ extracurricular activities. To view our Human Capital Values, please visit our careers website at www.mammoet.com/en/jobs.

Location

Montreal, QUEBEC

Publication date

12.04.2019

Publication end date

30.11.-1

Contact person

A. Mendoza

Quick application

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Other details
Match criteria
Region
  • Canada East
Education level
  • Secondary vocational education
Department
  • Back office
Job Type
  • Administrator